Informationen zur Verarbeitung
INFORMATION ZUR VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN GEMÄSS ART. 13 UND 14 DER VERORDNUNG (EU) 2016/679 UND DES GVD 196/2003 IN DER FASSUNG DES GVD 101/2018 SOWIE EINWILLIGUNGSERKLÄRUNG
HINWEISGEBER (WHISTLEBLOWER)
VORBEMERKUNG
Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und dem Gesetzesvertretenden Dekret (GVD) 196/2003 in der durch das GVD 101/2018 geänderten Fassung, die Bestimmungen zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten enthalten, ist BIBIONE SPIAGGIA SRL, mit Sitz in Via del Mare 2 – 30020 San Michele al Tagliamento (VE), als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung verpflichtet, bestimmte Informationen über die Verarbeitung der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten zu erteilen.
QUELLE DER DATEN, ZWECKE UND ART DER VERARBEITUNG
Die von BIBIONE SPIAGGIA SRL als Verantwortlichem erhobenen Daten werden direkt von der betroffenen Person bereitgestellt oder von uns angefordert.
Die von Ihnen übermittelten Daten werden ausschließlich zu Zwecken verarbeitet, die unmittelbar mit der Bearbeitung von Meldungen (interner Meldekanal) über rechtswidriges Verhalten zusammenhängen, das sich auf Tätigkeiten und/oder Verhaltensweisen bezieht, die nicht den von der Organisation/dem Unternehmen eingeführten Verfahren entsprechen. Darunter fallen Verstöße gegen berufliche Verhaltensregeln und/oder ethische Grundsätze gemäß den geltenden internen und externen Vorschriften sowie rechtswidrige oder betrügerische Handlungen, die den nach den einschlägigen Bestimmungen identifizierten Personen zuzurechnen sind.
Die Verarbeitung erfolgt sowohl mittels elektronischer Systeme als auch manuell durch eigens beauftragte Personen.
RECHTSGRUNDLAGE DER DATENVERARBEITUNG
Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c) der Verordnung (EU) 2016/679 (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der Verantwortliche unterliegt), insbesondere im Hinblick auf die gesetzlichen Verpflichtungen gemäß GVD Nr. 24 vom 10. März 2023 sowie weiterer auf den Verantwortlichen anwendbarer geltender Vorschriften.
BEREITSTELLUNG DER DATEN UND FOLGEN DER NICHTBEREITSTELLUNG
Für die oben genannten Zwecke ist die Bereitstellung der Daten freiwillig, da Meldungen auch anonym erfolgen können. Es wird jedoch darauf hingewiesen, dass anonyme Meldungen nur berücksichtigt werden, wenn der gemeldete Sachverhalt ausreichend konkretisiert ist, um eine Untersuchung zu ermöglichen.
Der Hinweisgeber ist daher verpflichtet anzugeben, ob er „der Offenlegung seiner Identität gegenüber anderen Personen als denjenigen zustimmt, die befugt sind, die Meldung entgegenzunehmen oder weiterzuverfolgen“. Diese Möglichkeit wird dem Hinweisgeber während der Bearbeitung der Meldung eingeräumt.
Entscheidet sich der Hinweisgeber gegen eine solche Einwilligung, wird die Meldung (sofern zutreffend) ausschließlich mit der benannten internen Stelle oder dem Facilitator geteilt.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke erteilt – Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) der Verordnung (EU) 2016/679.
ART DER VERARBEITETEN DATEN
Zur Verwaltung von Meldungen können folgende Datenkategorien verarbeitet werden:
Identifikationsdaten, Adresse und weitere Kontaktdaten, Steuernummer, Funktion/Position;
besondere Kategorien personenbezogener Daten;
personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten;
alle weiteren Informationen über die gemeldete Person, die der Hinweisgeber dem Verantwortlichen zur besseren Konkretisierung seiner Meldung mitteilt.
Die vom Hinweisgeber bereitgestellten Daten zur Darstellung mutmaßlich rechtswidriger Handlungen, von denen er im Rahmen seines Arbeitsverhältnisses mit dem Verantwortlichen Kenntnis erlangt hat, werden verarbeitet, um die erforderlichen Untersuchungstätigkeiten zur Überprüfung der Stichhaltigkeit der Meldung und zur Ergreifung entsprechender Maßnahmen gemäß den geltenden Vorschriften durchzuführen.
Die für die Vorprüfung und Bearbeitung zuständigen Stellen handeln unter Wahrung der Grundsätze der Unparteilichkeit und Vertraulichkeit und führen alle als zweckmäßig erachteten Maßnahmen durch, einschließlich der persönlichen Anhörung des Hinweisgebers und gegebenenfalls weiterer Personen, die zu den gemeldeten Sachverhalten Angaben machen können.
UMFANG DER WEITERGABE UND EMPFÄNGERKATEGORIEN
Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.
Sollten sich nach der Prüfung Anhaltspunkte für die Begründetheit der Meldung ergeben, übermittelt der mit der Bearbeitung der Meldungen beauftragte Verantwortliche das Ergebnis der Prüfung an die zuständige Stelle, die je nach konkretem Bedarf aus folgenden ausgewählt wird:
die Unternehmensleitung, damit – sofern die Voraussetzungen vorliegen – disziplinarische Maßnahmen oder weitere notwendige Maßnahmen und/oder Schritte, auch zum Schutz unseres Unternehmens, eingeleitet werden;
die Justizbehörde, den Rechnungshof und die ANAC (Nationale Antikorruptionsbehörde);
jede weitere Stelle, die nach den geltenden Vorschriften vorgesehen ist.
ÜBERMITTLUNG VON DATEN IN DRITTLÄNDER ODER AN INTERNATIONALE ORGANISATIONEN
Die Daten werden auf unseren Unternehmensservern und in unseren Papierarchiven sowie innerhalb des europäischen Gebiets gespeichert, auch im Falle der Beauftragung Dritter oder bei ausgelagerten Rechenzentrumsdiensten.
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer oder an internationale Organisationen ist nicht vorgesehen.
SPEICHERDAUER
Die für die oben genannten Zwecke erhobenen personenbezogenen Daten werden für 5 Jahre oder für den Zeitraum gespeichert, der zur Feststellung der Begründetheit der Meldung und gegebenenfalls zur Ergreifung disziplinarischer Maßnahmen und/oder bis zum Abschluss etwaiger im Anschluss an die Meldung eingeleiteter Rechtsstreitigkeiten erforderlich ist.
RECHTE DER BETROFFENEN PERSON
Die Rechte gemäß Art. 15–22 der Verordnung (EU) 2016/679 können im Rahmen der in Art. 2-undecies Buchst. f) des Gesetzesvertretenden Dekrets vom 30. Juni 2003, Nr. 196 vorgesehenen Einschränkungen ausgeübt werden.
Dieser Artikel legt fest, dass die in Art. 15–22 der Verordnung (EU) 2016/679 vorgesehenen Rechte nicht gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht werden können, sofern deren Ausübung eine tatsächliche und konkrete Beeinträchtigung der „Vertraulichkeit der Identität der Person, die Verstöße meldet, von denen sie im Rahmen ihres Arbeitsverhältnisses oder ihrer ausgeübten Funktionen Kenntnis erlangt hat“, verursachen könnte, gemäß der Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937.
Diese Bestimmung wurde durch GVD 24/2023 in das Datenschutzgesetz aufgenommen und ist seit dem 15. Juli 2023 wirksam.
Sollten Sie der Ansicht sein, dass Ihre Rechte verletzt wurden, haben Sie das Recht, Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einzureichen:
www.garanteprivacy.it
VERANTWORTLICHER FÜR DIE DATENVERARBEITUNG
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist:
BIBIONE SPIAGGIA SRL
mit Sitz in Via del Mare 2 – 30020 San Michele al Tagliamento (VE)
kontaktierbar über die in dieser Information angegebenen Kontaktdaten.